Ramai orang ada idea yang bagus.
Tapi bila kena tukarkan idea itu kepada kertas cadangan, terus jadi lambat.
Bukan sebab tak tahu apa nak buat.
Biasanya sebab susah nak susun:
- Latar belakang
- Objektif
- Justifikasi
- Cadangan pelaksanaan
- Anggaran kos
- Impak
- Penutup
Dengan Gen AI, anda boleh mula dengan idea kasar dan minta AI bantu susunkan menjadi draf kertas cadangan yang lebih kemas dan profesional.
Apa yang Gen AI boleh bantu?
Anda boleh gunakan Gen AI untuk:
- Menyusun idea kepada struktur kertas cadangan
- Menulis latar belakang
- Membentuk objektif yang lebih jelas
- Menyusun justifikasi
- Mengembangkan cadangan pelaksanaan
- Menyusun anggaran kos
- Menulis impak atau hasil yang dijangka
- Mengemaskan bahasa supaya lebih formal
- Mengenal pasti bahagian yang masih belum lengkap
Gen AI sangat berguna jika anda dah ada isi utama, tetapi belum tahu cara nak susun semuanya menjadi dokumen yang lengkap.
Cara Guna Gen AI Untuk Buat Kertas Cadangan
3 langkah untuk anda mula.
- Mulakan dengan idea kasar
Tak perlu terus tulis dokumen penuh.
Cukup sediakan maklumat asas seperti:
- Tajuk program atau projek
- Masalah yang nak diselesaikan
- Siapa sasaran
- Objektif
- Aktiviti yang dicadangkan
- Tarikh
- Tempat
- Anggaran kos
- Hasil yang dijangka
Lebih jelas maklumat yang anda beri, lebih mudah AI hasilkan draf yang relevan.
- Nyatakan tujuan kertas cadangan
Beritahu AI kenapa dokumen itu disediakan.
Contohnya:
- Untuk kelulusan pengurusan
- Untuk permohonan bajet
- Untuk cadangan program
- Untuk cadangan latihan
- Untuk cadangan projek dalaman
- Untuk kerjasama dengan pihak luar
Tujuan ini akan mempengaruhi gaya penulisan dan jenis maklumat yang patut diberi penekanan.
- Berikan struktur yang anda mahu
Kalau organisasi anda ada format tertentu, berikan kepada AI.
Kalau tak ada, anda boleh gunakan struktur umum seperti:
- Latar belakang
- Objektif
- Justifikasi
- Sasaran
- Cadangan pelaksanaan
- Jadual
- Anggaran kos
- Impak
- Penutup
Free Prompt: Buat Draf Kertas Cadangan
Bertindak sebagai pembantu penulisan kertas cadangan profesional.
Saya akan berikan maklumat asas berkaitan satu program, projek atau cadangan.
Tugas anda:
1. Susun maklumat menjadi kertas cadangan yang jelas dan profesional.
2. Gunakan bahasa formal dan mudah difahami.
3. Pastikan setiap bahagian mempunyai fungsi yang jelas.
4. Jangan tambah fakta, angka atau maklumat yang tidak saya berikan.
5. Jika terdapat maklumat yang belum lengkap, tandakan sebagai [PERLU SEMAKAN].
6. Elakkan ayat terlalu panjang, berbunga atau terlalu umum.
7. Pastikan objektif, cadangan pelaksanaan dan impak saling berkait.
8. Jadikan dokumen sesuai untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan.
Gunakan struktur berikut:
TAJUK KERTAS CADANGAN
1. LATAR BELAKANG
2. TUJUAN
3. OBJEKTIF
4. JUSTIFIKASI
5. SASARAN
6. CADANGAN PELAKSANAAN
7. TARIKH DAN TEMPAT
8. ANGGARAN KOS
9. IMPAK / HASIL YANG DIJANGKA
10. PENUTUP
Maklumat saya:
Tajuk:
[MASUKKAN TAJUK]
Masalah / Latar Belakang:
[MASUKKAN MAKLUMAT]
Tujuan:
[MASUKKAN TUJUAN]
Objektif:
[MASUKKAN OBJEKTIF]
Sasaran:
[MASUKKAN SASARAN]
Cadangan Aktiviti:
[MASUKKAN AKTIVITI]
Tarikh:
[MASUKKAN TARIKH]
Tempat:
[MASUKKAN TEMPAT]
Anggaran Kos:
[MASUKKAN KOS]
Impak Yang Diharapkan:
[MASUKKAN IMPAK]
Berdasarkan maklumat di atas, hasilkan draf kertas cadangan yang lengkap dan tersusun.
Tips Supaya Kertas Cadangan Lebih Kuat
Jangan bergantung kepada AI untuk menghasilkan semua isi dari kosong.
Lebih baik anda beri:
- Masalah sebenar
- Objektif sebenar
- Sasaran sebenar
- Kos sebenar
- Keperluan sebenar organisasi
Gen AI lebih berguna untuk menyusun dan mengemaskan maklumat berbanding mencipta fakta yang anda sendiri belum sahkan.
Perkara Yang Perlu Disemak
Sebelum hantar, semak semula:
- Tajuk program
- Tarikh
- Tempat
- Objektif
- Nama pihak terlibat
- Anggaran kos
- Tempoh pelaksanaan
- Hasil yang dijangka
- Fakta dan angka penting
Jika organisasi anda mempunyai format rasmi, gunakan format tersebut sebagai rujukan dan minta AI ikut struktur yang sama.
Gen AI boleh mempercepatkan proses menyediakan draf kertas cadangan, tetapi kandungan akhir tetap perlu disemak supaya tepat, relevan dan sesuai dengan keperluan organisasi.
Dalam Panduan Gen AI Kerja Pejabat, Saya Tunjukkan Workflow Lengkap + Meta Prompt Untuk Anda Boleh Hasilkan Proposal Yang Lebih Persuasif.
Kalau anda nak lebih banyak prompt siap guna untuk tugasan pejabat seperti kertas cadangan, laporan, minit mesyuarat, email, analisis data dan penyediaan slide, saya dah susunkan semuanya dalam Panduan AI Kerja Pejabat. Anda boleh terus ikut contoh dan gunakan prompt yang disediakan mengikut tugasan sebenar di tempat kerja.
Panduan Gen AI Kerja Pejabat adalah video panduan praktikal yang bantu anda siapkan 12 jenis tugasan dengan mudah dan cepat. Kami tunjuk prompt, demo dan semua ini guna Tools AI percuma sahaja.
Klik di sini > https://aimanismail.my/pakp/
