Kadang-kadang masalah bukan tak ada maklumat.
Masalahnya, terlalu banyak maklumat.
Laporan panjang, pekeliling, proposal, minit mesyuarat, polisi, kertas kerja atau dokumen dalaman boleh ambil masa untuk dibaca satu per satu.
Kalau anda cuma nak faham perkara penting, Gen AI boleh bantu mempercepatkan proses itu.
Anda boleh gunakan Gen AI untuk membaca dokumen dan keluarkan isi utama dalam bentuk yang lebih ringkas dan mudah difahami.
Apa yang Gen AI boleh bantu?
Anda boleh gunakan Gen AI untuk:
- Ringkaskan dokumen panjang
- Keluarkan isi utama
- Kenal pasti keputusan penting
- Senaraikan tindakan yang perlu dibuat
- Cari tarikh atau deadline penting
- Kenal pasti risiko atau isu
- Asingkan maklumat penting daripada maklumat sokongan
- Tukar dokumen panjang kepada ringkasan untuk pihak pengurusan
Gen AI sangat berguna bila anda perlukan gambaran cepat sebelum membaca dokumen dengan lebih mendalam.
Cara Guna Gen AI Untuk Ringkaskan Dokumen
3 langkah untuk anda mula.
- Berikan dokumen atau kandungan
Anda boleh:
- Upload dokumen
- Paste teks
- Berikan bahagian tertentu daripada dokumen
Kalau dokumen terlalu panjang, anda juga boleh minta AI ringkaskan mengikut bahagian.
- Beritahu apa yang anda nak tahu
Jangan sekadar minta:
“Ringkaskan dokumen ini.”
Beritahu AI apa yang penting untuk anda.
Contohnya:
- Isi utama
- Keputusan
- Tindakan
- Risiko
- Deadline
- Perubahan polisi
- Perkara yang memberi kesan kepada unit anda
Ini akan menjadikan ringkasan lebih berguna.
- Beritahu format yang anda mahu
Anda boleh minta AI hasilkan ringkasan dalam bentuk:
- Bullet point
- Executive summary
- Jadual
- Senarai tindakan
- Ringkasan satu halaman
- Ringkasan untuk pembentangan
Free Prompt: Ringkaskan Dokumen Panjang
Bertindak sebagai pembantu analisis dokumen.
Saya akan berikan satu dokumen atau teks yang panjang.
Tugas anda:
1. Ringkaskan kandungan tanpa mengubah maksud asal.
2. Kenal pasti isi utama.
3. Senaraikan keputusan penting jika ada.
4. Kenal pasti tindakan yang perlu dilakukan.
5. Senaraikan tarikh, deadline atau tempoh penting jika dinyatakan.
6. Kenal pasti risiko, isu atau perkara yang memerlukan perhatian.
7. Jangan tambah fakta yang tidak terdapat dalam dokumen.
8. Jika terdapat maklumat yang tidak jelas, tandakan sebagai [PERLU SEMAKAN].
Gunakan format berikut:
RINGKASAN KESELURUHAN:
[Ringkasan pendek]
ISI UTAMA:
-
-
-
KEPUTUSAN PENTING:
-
-
-
TINDAKAN YANG DIPERLUKAN:
-
-
-
TARIKH / DEADLINE PENTING:
-
-
-
RISIKO / ISU YANG PERLU DIBERI PERHATIAN:
-
-
-
Dokumen untuk dianalisis:
[PASTE TEKS ATAU UPLOAD DOKUMEN DI SINI]
Tips Supaya Ringkasan Lebih Berguna
Beritahu AI siapa yang akan membaca ringkasan itu.
Contohnya:
- Untuk diri sendiri
- Untuk bos
- Untuk mesyuarat
- Untuk pengurusan
- Untuk pasukan projek
Anda juga boleh beri arahan seperti:
- “Ringkaskan kepada 10 bullet point sahaja.”
- “Fokus kepada perkara yang memerlukan tindakan.”
- “Fokus kepada perkara yang memberi kesan kepada unit saya.”
- “Terangkan dalam bahasa yang lebih mudah.”
Perkara Yang Perlu Disemak
Jangan anggap ringkasan AI sebagai pengganti kepada dokumen asal.
Jika dokumen melibatkan:
- Polisi
- Undang-undang
- Kewangan
- Kontrak
- Arahan rasmi
- Keputusan penting
Semak semula kandungan asal sebelum mengambil tindakan.
Gen AI boleh membantu anda mencari dan memahami perkara penting dengan lebih cepat, tetapi keputusan akhir tetap perlu berdasarkan dokumen asal.
Dalam Panduan Gen AI Kerja Pejabat, Saya Tunjukkan Cara Buat Internal Chatbot Supaya Anda Boleh Merujuk Maklumat Yang Anda Perlu Bila-Bila Masa.
Kalau anda nak lebih banyak prompt siap guna untuk tugasan pejabat seperti meringkaskan dokumen, laporan, minit mesyuarat, email, kertas cadangan, analisis data dan penyediaan slide, saya dah susunkan semuanya dalam Panduan AI Kerja Pejabat. Anda boleh terus ikut contoh dan gunakan prompt yang disediakan mengikut tugasan sebenar di tempat kerja.
Panduan Gen AI Kerja Pejabat adalah video panduan praktikal yang bantu anda siapkan 12 jenis tugasan dengan mudah dan cepat. Kami tunjuk prompt, demo dan semua ini guna Tools AI percuma sahaja.
Klik di sini > https://aimanismail.my/pakp/
