Cara Buat Minit Mesyuarat PIBG, Surau & Persatuan Dengan Gen AI + Free Prompt

Mesyuarat PIBG. Mesyuarat AJK surau. Mesyuarat persatuan penduduk.

Biasanya, ada seorang setiausaha yang kena siapkan minit. Selalunya secara sukarela, selepas waktu kerja, dan minit mesyuarat lepas pun belum sempat siap bila mesyuarat seterusnya dah tiba.

Cara yang sama yang saya guna untuk minit mesyuarat pejabat boleh digunakan untuk minit PIBG, surau dan persatuan. Ini caranya, berserta prompt yang boleh terus anda guna.

Langkah 1: Rakam Atau Ambil Nota

Anda ada dua pilihan:

• Rakam mesyuarat guna app Gemini Notebook di telefon. Tekan ikon mikrofon dan app akan terus hasilkan transkrip. Maklumkan dan dapatkan persetujuan ahli mesyuarat terlebih dahulu.
• Ambil nota ringkas semasa mesyuarat, kemudian taip atau tampal nota tersebut ke dalam AI.

Langkah 2: Sediakan Maklumat Konteks

AI tidak tahu siapa yang hadir atau apa agenda mesyuarat. Sediakan maklumat ini bersama transkrip atau nota:

• Senarai kehadiran dengan nama dan jawatan dalam AJK
• Agenda mesyuarat
• Laporan atau kertas kerja yang dibentangkan, contohnya laporan kewangan

Lebih lengkap konteks yang diberi, lebih kurang ruangan yang perlu anda isi sendiri.

Langkah 3: Guna Prompt Ini

Buka ChatGPT, Gemini atau Copilot. Muat naik atau tampal transkrip dan maklumat konteks, kemudian guna prompt ini. Format di bawah ialah susunan yang biasa digunakan. Ubah ikut format persatuan anda.

Bertindak sebagai setiausaha [PIBG / AJK SURAU / PERSATUAN].

Berdasarkan transkrip atau nota mesyuarat dan maklumat yang saya berikan, sediakan minit mesyuarat dalam Bahasa Melayu rasmi dengan susunan berikut:

1. Tajuk mesyuarat, bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat
2. Kehadiran: hadir, tidak hadir (dengan maaf) dan turut hadir
3. Ucapan aluan pengerusi
4. Pengesahan minit mesyuarat lalu
5. Perkara berbangkit
6. Laporan kewangan
7. Perkara-perkara baharu ikut agenda: perbincangan, keputusan dan tindakan
8. Hal-hal lain
9. Penangguhan mesyuarat

Guna maklumat dalam transkrip atau nota sahaja. Jangan reka maklumat. Jika nama, jawatan, tarikh atau angka tiada, tandakan [TIDAK DINYATAKAN].

Di hujung minit, sediakan jadual tindakan: perkara, AJK bertanggungjawab dan tarikh akhir.

Bonus: Hebahan Ringkas Untuk Group WhatsApp

Ahli PIBG atau jemaah surau tak semestinya baca minit penuh. Dalam chat yang sama, guna prompt ini untuk hebahan ringkas.

Ringkaskan keputusan utama mesyuarat ini dalam 5 poin untuk dihebahkan kepada [IBU BAPA / JEMAAH / AHLI PERSATUAN] melalui group WhatsApp. Guna bahasa yang mesra dan mudah difahami. Jangan masukkan maklumat peribadi atau angka kewangan terperinci.

Rakam Terus Dari Telefon

Semak Sebelum Edar

AI hanya menyediakan draf. Sebelum minit dibentangkan untuk pengesahan, semak:

• Nama dan jawatan AJK
• Keputusan yang benar-benar dipersetujui, bukan sekadar perbincangan
• Semua angka, terutamanya laporan kewangan
• Semua ruangan [TIDAK DINYATAKAN] sudah diisi

Minit tetap perlu disahkan oleh pengerusi dalam mesyuarat berikutnya.

Dalam Panduan Gen AI Mastery: Minit Mesyuarat, Saya Tunjuk Cara Tukar Rakaman Mesyuarat Jadi Minit Ikut Format Anda.

Daripada rakam mesyuarat terus dari telefon, dapatkan transkrip, guna 10 prompt sedia guna untuk 10 jenis output, sampailah isi template minit dan semak hasil AI. Semuanya langkah demi langkah dalam 6 modul video, dan boleh guna tools AI percuma.