Jangan Upload Rakaman Mesyuarat Ke AI Sebelum Baca Ini + Free Prompt

Rakaman mesyuarat dah ada. Transkrip pun dah siap.

Langkah seterusnya, ramai yang terus muat naik ke ChatGPT atau Gemini dan minta "buatkan minit".

Tunggu dulu. Ada 4 perkara yang anda perlu tahu sebelum muat naik rakaman atau transkrip mesyuarat ke mana-mana tools AI.

1. Dapatkan Kebenaran Sebelum Merakam

Pastikan semua ahli mesyuarat bersetuju untuk mesyuarat dirakam. Ini supaya tiada isu timbul di kemudian hari, kerana tahap kerahsiaan setiap mesyuarat berbeza.

Kalau mesyuarat tidak boleh dirakam, ambil nota secara manual.

2. Bersihkan Maklumat Sulit

Selepas dapat transkrip, buat pembersihan sebelum muat naik ke AI. Gantikan nama klien dan maklumat sensitif dengan kod.

Contohnya:

Klien Syarikat ABC jadi Klien A
Klien Syarikat XYZ jadi Klien B

Lakukan perkara yang sama untuk angka atau maklumat sensitif lain, melainkan anda sudah mendapat kelulusan organisasi.

Cara Pantas: Find & Replace

Buka transkrip dalam Google Docs atau Word, tekan Ctrl+H (Mac: Cmd+Shift+H), taip nama asal dan gantikan dengan kod. Ulang untuk setiap nama. Simpan senarai kod dan nama asal untuk rujukan anda sendiri, bukan dalam AI.

3. Guna Akaun Rasmi & Ikut Polisi Organisasi

Setiap organisasi ada polisi keselamatan maklumat dan perlindungan data peribadi sendiri. Bincang dengan pihak atasan tentang apa yang boleh dan apa yang tidak boleh.

Kalau boleh, guna akaun AI rasmi organisasi. Penjawat awam boleh guna akaun MyGovUC.

4. AI Boleh Reka Fakta Dengan Sangat Meyakinkan

AI boleh berhalusinasi, iaitu menghasilkan sesuatu yang tidak wujud. Dan halusinasinya sangat meyakinkan.

Nama, tarikh, malah keputusan yang tidak pernah dibincangkan boleh muncul dalam minit. Sebab itu tugasan kita: semak, semak dan semak.

Sebelum minit diedarkan, semak:

Nama dan jawatan peserta
Keputusan yang benar-benar dipersetujui, bukan sekadar dibincangkan
Tarikh, angka dan tarikh akhir
Ruangan [TIDAK DINYATAKAN] sudah diisi

Free Prompt: Semak Halusinasi AI

Selepas AI sediakan minit, guna prompt ini dalam chat yang sama untuk tangkap maklumat yang mungkin direka.

Prompt

Semak semula minit yang anda sediakan dengan transkrip asal.

Senaraikan dalam bentuk jadual:
1. Nama, jawatan, tarikh atau angka dalam minit yang tidak terdapat dalam transkrip.
2. Perkara yang ditulis sebagai keputusan, tetapi dalam transkrip hanya dibincangkan.
3. Ruangan yang masih [TIDAK DINYATAKAN].

Jangan ubah minit. Senaraikan sahaja untuk saya semak.

Klip daripada Panduan Gen AI Mastery: Minit Mesyuarat, Modul 6.

Tips: Beri AI Konteks Yang Cukup

AI tidak tahu siapa yang hadir atau apa agenda mesyuarat. Muat naik bersama senarai kehadiran (nama dan jawatan), agenda dan bahan mesyuarat. Lebih lengkap konteks, lebih tepat minit yang dihasilkan.

Dan ingat, minit tetap perlu disahkan oleh pengerusi atau pihak yang bertanggungjawab.

Dalam Panduan Gen AI Mastery: Minit Mesyuarat, Modul 6 Khusus Untuk Semakan Dan Keselamatan Data.

Daripada rakam mesyuarat dan dapatkan transkrip, guna 10 prompt sedia guna yang tidak mereka-reka maklumat, sampailah isi template minit organisasi dan semak hasil AI. Semuanya langkah demi langkah dalam 6 modul video.