5 Kesilapan Organisasi Bila Mula Guna Gen AI (Dan Cara Mengelaknya)

Semakin banyak organisasi mula guna Gen AI.

Ada yang beli lesen. Ada yang hantar staf ke kursus. Ada yang terus umumkan “mulai bulan depan, semua guna AI”.

Tapi selepas beberapa bulan, ramai yang perasan perkara yang sama:

Tak ramai staf yang betul-betul guna.

Dari pengalaman saya melatih kakitangan kementerian, agensi dan syarikat, ini 5 kesilapan yang paling kerap berlaku, dan cara mengelaknya.

Kesilapan #1: Beli Tool Tanpa Latih Staf

Lesen sudah dibeli, tetapi staf tidak tahu hendak menggunakannya untuk apa.

Akhirnya tiada siapa yang guna, dan bajet terbazir.

Cara elak: Latih staf dahulu dengan tools percuma seperti Gemini dan ChatGPT. Bila mereka dah nampak manfaatnya, barulah pilih tool berbayar yang sesuai.

Kesilapan #2: Tiada Garis Panduan Data

Tanpa panduan yang jelas, ada staf yang memasukkan dokumen sulit ke dalam AI percuma.

Cara elak: Tetapkan dari awal maklumat apa yang boleh dan tidak boleh dimasukkan ke dalam AI. Contohnya, maklumat peribadi, data pelanggan dan dokumen terperingkat tidak boleh dimasukkan.

Kesilapan #3: Mengharapkan AI Terus Sempurna

Bila jawapan pertama tidak tepat, ramai terus kata AI tidak berguna.

Cara elak: Ajar staf bahawa AI perlukan arahan yang jelas, dan setiap hasil perlu disemak semula. AI ialah pembantu yang memberi draf pertama, bukan hasil akhir.

Kesilapan #4: Terus Mula Dengan Projek Besar

Ramai terus hendak automasi seluruh organisasi.

Projek jadi terlalu besar, mengambil masa yang lama, dan staf hilang semangat sebelum nampak hasil.

Cara elak: Mula dengan kerja kecil yang berulang seperti emel, minit mesyuarat dan laporan. Kemenangan kecil yang cepat lebih meyakinkan staf berbanding projek besar yang lambat.

Kesilapan #5: Latih Sekali, Lepas Itu Senyap

Selepas kursus sehari tiada susulan, jadi staf cepat lupa.

Cara elak: Adakan sesi perkongsian berkala, dan galakkan staf berkongsi prompt yang berkesan sesama mereka. Ada juga klien yang meminta kelas susulan secara berkala selepas latihan pertama.

Free Prompt: Draf Garis Panduan Penggunaan AI

Untuk mula mengelak kesilapan #2, guna prompt ini untuk sediakan draf garis panduan dalaman. Semak dan sesuaikan dengan polisi organisasi anda sebelum diedarkan.

Prompt

Bertindak sebagai pegawai tadbir urus dan keselamatan maklumat.

Bantu saya sediakan draf garis panduan ringkas penggunaan Gen AI untuk kakitangan di:
[NAMA JABATAN / SYARIKAT]

Konteks organisasi:
[CONTOH: AGENSI KERAJAAN / SYARIKAT SWASTA, BILANGAN STAF, JENIS KERJA]

Tools yang digunakan:
[CONTOH: GEMINI, CHATGPT, COPILOT]

Garis panduan perlu merangkumi:

1. Tujuan penggunaan AI di tempat kerja.
2. Jenis tugasan yang digalakkan menggunakan AI.
3. Maklumat yang TIDAK BOLEH dimasukkan ke dalam AI.
4. Tanggungjawab staf untuk menyemak hasil AI.
5. Cara melaporkan isu atau kesilapan.

Tulis dalam Bahasa Melayu rasmi, ringkas, maksimum 2 muka surat, dan mudah difahami oleh semua peringkat staf.

Penutup

AI bukan pengganti staf.

AI ialah pembantu, dan ia hanya berkesan apabila staf tahu cara menggunakannya dalam tugasan sebenar mereka.