Cara Semak Kerja Sebelum Hantar Kepada Bos Dengan Gen AI + Free Prompt

Kerja dah siap.

Tapi sebelum tekan hantar, rasa macam ada yang kurang.

Ada typo ke? Angka betul ke? Bos faham ke apa yang saya cuba sampaikan?

Gen AI boleh jadi “mata kedua” untuk semak kerja anda sebelum sampai ke meja bos.

Ini 5 prompt yang saya guna untuk semak laporan, kertas cadangan dan dokumen sebelum dihantar.

Cara Guna

• Buka ChatGPT atau Gemini
• Tampal teks atau muat naik dokumen anda
• Gantikan semua [kurungan] dengan maklumat sebenar
• Kalau jawapan kurang tepat, balas “cuba lagi, lebih spesifik”

Prompt #1: Jadi Bos Yang Cerewet

Lebih baik kena tegur dengan AI dulu daripada dengan bos.

Bayangkan anda bos saya yang sangat teliti dan tegas.

Kritik [LAPORAN / KERTAS KERJA] ini dan senaraikan 5 perkara yang anda akan tegur.

Untuk setiap teguran, cadangkan cara saya boleh membaikinya.

Dokumen:
[TAMPAL TEKS]

Prompt #2: Cari Kelemahan Hujah

Sesuai untuk kertas cadangan atau permohonan bajet.

Baca cadangan ini dan cari bahagian yang hujahnya lemah atau tiada bukti sokongan.

Untuk setiap bahagian, cadangkan cara untuk menguatkannya, termasuk jenis data atau contoh yang patut ditambah.

Jangan reka data. Tandakan [PERLU DATA] di tempat saya perlu isi maklumat sebenar.

Dokumen:
[TAMPAL TEKS]

Prompt #3: Ringkaskan Untuk Orang Sibuk

Kalau AI pun susah nak ringkaskan, maksudnya mesej anda belum cukup jelas.

Ringkaskan dokumen ini dalam 3 ayat untuk pengarah yang hanya ada 30 saat untuk membaca.

Kemudian beritahu saya: adakah mesej utama dokumen ini jelas? Jika tidak, apa yang perlu saya ubah?

Dokumen:
[TAMPAL TEKS]

Prompt #4: Semak Angka dan Tarikh

Kesilapan kecil macam ni yang paling memalukan.

Semak semua angka, jumlah, peratus dan tarikh dalam dokumen ini.

Tandakan apa-apa yang:
- tidak konsisten antara bahagian
- tidak dijumlahkan dengan betul
- nampak salah atau luar biasa

Senaraikan dalam bentuk jadual: lokasi dalam dokumen, apa yang ditulis, dan apa isunya.

Dokumen:
[TAMPAL TEKS]

Prompt #5: Jangka Soalan Bos

Masuk bilik bos dengan lebih yakin.

Berdasarkan dokumen ini, senaraikan 5 soalan yang bos saya mungkin tanya.

Untuk setiap soalan, beri cadangan jawapan yang ringkas dan berdasarkan isi dokumen sahaja.

Jawatan bos saya:
[JAWATAN]

Dokumen:
[TAMPAL TEKS]

Perkara Yang Perlu Diingat

• Jangan tampal dokumen sulit atau terperingkat ke dalam AI percuma
• AI membantu mencari kesilapan, tetapi keputusan akhir tetap pada anda
• Semak semula setiap cadangan AI sebelum menerimanya

Lima minit menyemak dengan AI boleh menjimatkan satu jam membetulkan dokumen selepas ditegur.

Dalam Panduan Gen AI Kerja Pejabat, saya tunjuk cara guna AI untuk 12 jenis tugasan pejabat, dari menulis draf sehingga menyemak hasil akhir.